Stressmanagement III – Zeitmanagement

Der dritte Beitrag zum Thema Stressmanagement beschäftigt sich mit dem Thema Zeitmanagement. Wir zeigen weitere Werkzeuge, wie man die negativen Auswirkungen von Stress reduzieren kann. Bestenfalls kann man durch die im Folgenden beschriebenen Tools verhindern, dass negativer Stress überhaupt entsteht. Was ist das „Pareto-Prinzip“? Was versteht man unter dem Begriff „Eisenhower-Matrix“? Was besagt das „ALPEN-Modell“?

Was ist das „Pareto-Prinzip“

Das Pareto-Prinzip wurde nach Vilfredo Pareto, einem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen benannt und im Jahr 1906 entwickelt. Es geht um den Zusammenhang zwischen Aufwand und Ergebnis. Die Kernaussage ist, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwandes erreicht werden. Sollen die Ergebnisse aber komplett zu 100% erreicht werden, ist ein weiterer Aufwand von 80% notwendig. Grundsätzlich gilt, dass mit relativ wenig Aufwand ein ausreichend hoher Ertrag erzielt werden kann.

Um von dieser Erkenntnis optimal zu profitieren, ist es notwendig, dass man für die anstehenden Aufgaben eine Reihenfolge festlegt, mit der man Prioritäten aufstellt. Prioritäten entstehen bewusst oder unbewusst und können richtig oder falsch sein. Um richtig zu priorisieren, helfen die Begriffe Effektivität und Effizienz. Effektivität bedeutet, dass ich die Aufgaben erledige, die mich meinem Ziel näher bringen. Effizient zu arbeiten bedeutet, dass ich die Aufgaben mit möglichst geringem Ressourceneinsatz erledige. Je schneller ich dabei bin, desto effizienter bin ich.

Um mein Stresslevel zu verringern, ist es also wichtig, dass ich die Aufgaben priorisiere, die ich am effektivsten und am effizientesten bearbeiten kann, da mich diese Aufgaben meinem Gesamtziel am Besten und schnellsten näher bringen.

Was versteht man unter dem Begriff „Eisenhower-Matrix“?

Die „Eisenhower-Matrix“ hilft bei der effektiven und effizienten Priorisierung von Aufgaben.

Die Wichtigkeit besagt, wie stark die Erledigung einer Aufgabe einen näher an das Ziel heranbringt. Die Dringlichkeit beschreibt, wie zeitnah eine Aufgabe erledigt werden sollte.

A-Aufgaben sind Kernaufgaben, die per Aufgabenbeschreibung erledigt werden müssen. Sie sind sehr wichtig und sehr dringend. Sie müssen sofort erledigt werden. Gibt es mehrere A-Aufgaben muss eine weitere Unterscheidung nach deren Wichtigkeit erfolgen. Um das Stresslevel zu verringern, ist es notwendig, so wenig A-Aufgaben wie möglich zu haben.

B-Aufgaben gehören auch zu den Kernaufgaben. Sie sind zwar sehr wichtig, aber (noch) nicht dringend. Diese Aufgaben werden aber zu A-Aufgaben, wenn man sie nicht bearbeitet. Es ist wichtig, sich einen Zeitpunkt für die Bearbeitung festzulegen.

C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht wichtig. Sie sind meistens Aufgaben, die man gern macht, die aber nicht per Aufgabenbeschreibung definiert sind. Man sollte prüfen, ob diese Aufgaben an jemand Anderen abgegeben werden können. Um das zu entscheiden sollte man sich fragen, ob diese Aufgaben zur Zielerreichung führen.

D-Aufgaben sind nicht wichtig und auch nicht dringend. Diese können definitiv abgegeben werden.

Diese Einteilung nach wichtig und dringend soll dabei helfen, einen Überblick der eigenen Aufgaben zu bekommen und eine Priorisierung vornehmen zu können. Dadurch lassen sich die Aufgaben strukturiert abarbeiten, um Stress zu reduzieren.

Was besagt das „ALPEN-Modell“?

Das „ALPEN-MODELL“ ist ein weiteres Werkzeug, um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen und damit Stress zu verringern.

Aufgabe aufschreiben

Länge einschätzen

Puffer einplanen

Entscheidungen treffen

Nachkontrolle durchführen

Mit dieser Methode können wir anstehende Aufgaben einfach strukturieren und schriftlich festhalten. Dadurch entsteht ein besserer Überblick. Zudem wird Priorisierung der zu erledigenden Aufgaben erleichtert.

Nachdem wir in unserem letzten Beitrag zum Thema Achtsamkeit erste Werkzeuge zur Reduzierung von Stress erläutert haben, die sich mit inneren Faktoren beschäftigen, hat sich dieser Beitrag mit der Strukturierung von Aufgaben beschäftigt. Dadurch lässt sich die Arbeitszeit besser planen und eine effektive und effiziente Aufgabenbearbeitung durchführen.

Der nächste Beitrag zum Thema Stressmanagement wird im April veröffentlicht. Dann beschäftigen wir uns mit dem Begriff Resilienz und erläutern, wie wir Stress besser aushalten können.